Home office managerów i rejestratorek placówek medycznych

29 kwietnia 2020 tagi: Artykuł

Sytuacja związana z rozprzestrzenianiem się koronawirusa wymusiła na wielu firmach jeśli nie całkowite zawieszenie działalności, to przynajmniej jej częściowe ograniczenie, a dodatkowo – jeśli to możliwe – również przejście na tryb pracy zdalnej. Eksperci firmy Medidesk radzą, w jaki sposób wdrożyć home office w przypadku managerów placówek ochrony zdrowia oraz rejestratorek medycznych.

Na początek warto uświadomić sobie, że to właśnie na managerze placówki medycznej spoczywa obowiązek przygotowania zespołu rejestratorek medycznych do pracy zdalnej oraz zapewnienie niezbędnych do tego narzędzi. W najlepszej sytuacji są oczywiście placówki, które już jakiś czas temu zainwestowały w nowoczesne systemy do zarządzania pracą rejestracji medycznych – takie jak aplikacja Medidesk. Zarówno manager, jak i rejestratorka mogą logować się do niej z poziomu przeglądarki, zarówno na komputerze stacjonarnym, laptopie czy urządzeniu mobilnym, co pozwala szybko, sprawnie i właściwie bez żadnych kosztów zorganizować im pracę zdalną.

Przygotuj, zarządzaj, kontroluj – 3 kroki do efektywnego home office managera

Zanim manager zleci pracę zdalną rejestratorkom, sam musi być na nią w pełni gotowy. Na szczęście – wbrew pozorom – nie jest to bardzo trudne ani czasochłonne. Wystarczą do tego 3 podstawowe kroki.

·      Przygotowania managera i rejestratorek – wszyscy muszą mieć do dyspozycji komputer, Internet oraz inne narzędzia niezbędne do pracy rejestratorek. Bardzo przydatne może być również przygotowanie zdalnego pulpitu w postaci dostępu do terminarza (dla bezpieczeństwa najlepiej zrobić to w sieci VPN) – uprości to pracę wszystkim członkom zespołu. Manager musi ustalić nowy grafik pracy rejestracji oraz umówić się z zespołem, w jakich formach następuje między nimi kontakt (maile, telefony, Skype, Messenger).

·      Zarządzanie pracą rejestracji – praca zdalna nie oznacza, że zarządzanie zespołem może zostać w jakikolwiek sposób ograniczone. Wręcz przeciwnie – może ono wymagać o wiele większego zaangażowania i wysiłku. Manager powinien m.in. regularnie przeprowadzać spotkania video z zespołem (pozwala na to Skype, Google Hangouts, ale także inne narzędzia, np. takie jak Zoom czy Whereby). Rejestratorki powinny otrzymać jasne wytyczne oraz procedury dotyczące zarówno swojej pracy zdalnej, jak i zakresu obsługi pacjentów.

·      Kontrola i reakcja – w trakcie home office manager powinien przykładać szczególną uwagę do kontrolowania pracy zespołu oraz reagowania na ewentualne błędy. W tak trudnych i wymagających czasach należy dokładać wszelkich starań, aby pacjent był obsługiwany z należytą starannością – nawet jeśli w danej chwili nie ma możliwości, by skorzystał z danej usługi (bo np. placówka zawiesiła wykonywanie badań), istnieje duża szansa, że wróci do niej w przyszłości.

Praktyczne aspekty pracy zdalnej rejestratorek medycznych

Oprócz narzędzi w postaci komputera czy Internetu rejestratorki medyczne muszą otrzymać rozwiązania, które pozwolą im na zdalne wykonywanie zasadniczej części ich pracy, a więc rozmów telefonicznych z pacjentami. Jednym z takich narzędzi jest telefonia VoIP, czyli połączenia telefoniczne realizowane za pośrednictwem Internetu. Istnieją dwie możliwości zainstalowania telefonii VoIP w sytuacji home office.

·      Przeniesienie telefonu stacjonarnego z przychodni do domu – jeśli w domu rejestratorki zostanie zainstalowany router z dostępem do Internetu, można po prostu przepiąć do niego telefon stacjonarny obsługiwany w technologii VoIP. Wówczas można odbierać połączenia przychodzące na numer placówki znajdując się fizycznie poza jej terenem.

·      Połączenie zdalne z wykorzystaniem oprogramowaniem Softphone – jest to platforma, która pozwala na zdalne łączenie się z telefonem stacjonarnym, komórkowym lub internetowym placówki dzięki zainstalowaniu aplikacji na komputerze. Jedynym warunkiem jest dostęp do Internetu. Dodatkowo, przez Softphone można prowadzić videokonferencje.

Jak widać, home office zarówno w wykonaniu managera placówki medycznej, jak i zespołu rejestracji jest możliwe – trzeba jednak znać i w pełni wykorzystywać opcje, które dają nowoczesne narzędzia komunikacyjne, systemy i oprogramowania!

Wróć na stronę główną bloga